การว่าจ้างบริษัทบริหารจัดการมืออาชีพเป็นทางเลือกที่นิติบุคคลหลายแห่งใช้ เพื่อลดภาระงานของกรรมการที่ส่วนใหญ่เป็นอาสาสมัครไม่ได้รับค่าตอบแทน แต่การเลือกบริษัทที่ไม่เหมาะสมอาจสร้างปัญหามากกว่าที่แก้ บทความนี้แนะนำเกณฑ์ที่ควรใช้พิจารณา
ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ
- มีประสบการณ์บริหารโครงการที่มีขนาดและลักษณะใกล้เคียงกันมาก่อนหรือไม่
- ทีมงานมีความรู้ด้านกฎหมายอาคารชุด/จัดสรรที่เกี่ยวข้องเพียงพอหรือไม่
- สามารถให้รายชื่อโครงการที่เคยดูแลเป็นข้อมูลอ้างอิงได้หรือไม่
ความโปร่งใสด้านการเงิน
- มีระบบรายงานการเงินที่กรรมการตรวจสอบได้ทุกเมื่อ ไม่ใช่แค่ส่งรายงานตอนสิ้นปี
- แยกบัญชีเงินของนิติบุคคลออกจากบัญชีของบริษัทบริหารจัดการอย่างชัดเจน
- เปิดเผยโครงสร้างค่าธรรมเนียมและค่าใช้จ่ายแอบแฝงทั้งหมดตั้งแต่ต้น
เทคโนโลยีและระบบที่ใช้งาน
บริษัทบริหารจัดการยุคใหม่ควรมีระบบซอฟต์แวร์รองรับการทำงาน ไม่ใช่พึ่งพาเอกสารกระดาษหรือ Excel ทั้งหมด:
- มีพอร์ทัลหรือแอปให้ลูกบ้านตรวจสอบยอดค้างชำระและแจ้งซ่อมได้เอง
- มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติแทนการโทรศัพท์หรือติดประกาศ
- ข้อมูลของนิติบุคคลเป็นกรรมสิทธิ์ของนิติบุคคล ไม่ผูกติดกับบริษัทบริหารจัดการ — หากเปลี่ยนบริษัทในอนาคตต้องนำข้อมูลออกมาใช้ต่อได้
การสื่อสารกับลูกบ้านและกรรมการ
- ตอบสนองข้อร้องเรียนและคำถามรวดเร็วแค่ไหน
- มีการรายงานความคืบหน้างานต่างๆ ให้กรรมการทราบสม่ำเสมอหรือไม่
- ทีมงานที่ประจำโครงการมีความมั่นคง ไม่เปลี่ยนคนบ่อยจนลูกบ้านต้องปรับตัวใหม่ตลอดเวลา
สัญญาและเงื่อนไขการยกเลิก
ตรวจสอบเงื่อนไขสัญญาอย่างละเอียด โดยเฉพาะ:
- ระยะเวลาสัญญาและเงื่อนไขการต่ออายุอัตโนมัติ
- ขั้นตอนและระยะเวลาแจ้งล่วงหน้าหากต้องการยกเลิกสัญญา
- ข้อกำหนดเรื่องการส่งมอบข้อมูลและเอกสารคืนนิติบุคคลเมื่อสิ้นสุดสัญญา
คำถามที่ควรถามก่อนตัดสินใจ
- หากเกิดเหตุฉุกเฉินนอกเวลาทำการ มีช่องทางติดต่อและขั้นตอนรับมืออย่างไร
- ลูกบ้านเข้าถึงข้อมูลยอดค้างชำระของตัวเองได้เองหรือต้องติดต่อสำนักงานทุกครั้ง
- หากยกเลิกสัญญา ข้อมูลทั้งหมดจะถูกส่งมอบคืนในรูปแบบใดและใช้เวลานานเท่าไหร่
ไม่ว่านิติบุคคลจะบริหารจัดการเองหรือว่าจ้างบริษัทมืออาชีพ การมีระบบซอฟต์แวร์ที่ข้อมูลเป็นกรรมสิทธิ์ของนิติบุคคลเองอย่าง NitiFlow ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลลูกบ้านและการเงินจะไม่สูญหายหรือถูกผูกขาดไว้กับผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่ง